Ein weiteres Leistungsmerkmal des komuna Rathaus Informations-Systems komuna.RIS ist die Spezialisierung auf reine Facharchive.

Eines dieser Facharchive ist das bereits bekannte CIP – Archiv, das direkt mit der Fachanwendung CIP – KD verbunden ist. Diese einzelnen Facharchive ersetzen den bisher üblichen großen Archivtopf. Die neue technische Plattform ermöglicht die Ansteuerung bzw. Anbindung von beliebigen Facharchiven an beliebige Fachverfahren im Rathaus.

Grundlage für jedes Facharchiv ist ein Inhaltsdaten-Schema (XML), das die aus der Fachanwendung zu übergebenden Daten exakt definiert. Über eine individuelle  Integration in die Druckvorlagen der jeweiligen Fachanwendung erfolgt die Zuordnung zum richtigen Archiv vollautomatisiert. Jedes Facharchiv beschreibt eine eigene Archivdatenbank (MS-SQL oder Oracle).
 
Die Suche und Recherche erfolgt über einen eigenen Rechercheclient je Facharchiv nach den vordefinierten Inhaltsdaten aus der Fachanwendung und zusätzlich über eine Volltextrecherche (OCR). Dies garantiert ein schnelles Auffinden der gewünschten Daten.
Eine zentrale Suche über alle vorhandenen Facharchive erfolgt über das Dokumentenmanagement komuna.RIS DMS.

Auch eine Übernahme aus dem Archiv in das Dokumentenmanagement komuna.RIS DMS  ist jederzeit möglich.

Jede einzelne Archivdatenbank kann automatisch zur revisionssicheren Langzeitspeicherung auf ein WORM-Medium übertragen werden. Bei der Übertragung in die Archivdatenbank wird ein Hashwert (digitaler Fingerabdruck) über das Dokument gelegt und weist darüber die Eindeutigkeit nach.

Wir empfehlen hier – wie auch in CIP – Archiv – die Lösung FAST Silent Cube.