„Erwartete Vorteile sind im Echtbetrieb eingetreten“

Herr Ditsch, Sie haben sich für das „Komplettpaket“ von komuna.RIS mit Dokumentenmanagement, Sitzungsdienst und CIP-Archiv entschieden.
Welchen Nutzen versprechen Sie sich?
Einer der maßgeblichen Entscheidungsgründe war die zuletzt recht aufwendige Suche nach Dokumenten. Die Verwaltungsgemeinschaft Prittriching und ihre Mitgliedsgemeinden hatten sich in letzter Zeit mit vielen Projekten zu befassen, die sich zum Teil über einen längeren Zeitraum erstrecken. Der Sitzungsdienst wurde bis dahin nur mit Word erledigt, dessen Suchfunktion sehr eingeschränkt ist. Wir versprechen uns von komuna.RIS einen beachtlichen Zeitvorteil für die Verwaltung, gerade im Hinblick auf die Suche nach Dokumenten aller Art, bei Belegen und Beschlussvorlagen. Aus diesem Grund haben wir uns auch für das Komplettpaket entschieden, um neben dem „normalen Schriftverkehr“ auch auf die Unterlagen aus dem Sitzungsdienst (Beschlussvorlagen und Beschlüsse) und auf die Belege der Kasse zugreifen zu können.

Sie arbeiten seit Januar 2009 mit dem System, wie fällt Ihr Fazit nach den ersten Monaten im Echtbetrieb aus, bzw. sind die erwarteten Vorteile für Sie erkennbar?
Das Fazit fällt durchweg positiv aus, da die erwarteten Vorteile im Echtbetrieb auch eingetreten sind. Wir haben z. B. für alle laufenden Projekte so genannte Vorgänge angelegt. Damit können alle projektbezogenen Dokumente wie Beschlüsse, Verträge, Angebote, Rechnungen, E-Mails usw. einfach und übersichtlich verwaltet werden.

Word, Excel und Outlook sind tägliches Werkzeug in der Verwaltung. Funktioniert das Zusammenspiel zwischen komuna.RIS und diesen gängigen Office-Anwendungen, bzw. wird die Möglichkeit der direkten Ablage der erstellten Dokumente im DMS genutzt?
Das Zusammenspiel zwischen den Office-Anwendungen und komuna.RIS ist sehr gut. Auch wenn noch nicht alle Funktionalitäten in vollem Umfang aufgrund der Vielfältigkeit bei uns genutzt werden. Die Möglichkeit der direkten Ablage im DMS wird vor allem bei der Erstellung von Dokumenten verwendet, die auf alten Dateien im Filesystem basieren.

Sie archivieren bereits seit Jahresanfang die Kassenbelege, also Anordnungen und Rechnungen. Welche Erfahrungen gibt es hier aus der Praxis, speziell im Zusammenhang mit CIP-Archiv?
Die Belegarchivierung ist wirklich eine tolle Sache. Für die Kasse hat dies zwei entscheidende Vorteile. Zum einen entfällt die aufwendige Ablage der Belege nach Haushaltsstellen. Zum anderen forderten die Mitarbeiter zwischendurch einzelne Belege bei der Kasse wieder an, was entsprechend Zeit kostet. Dies entfällt, da die Sachbearbeiter nun direkt auf Belege aus dem CIP-Archiv zugreifen können.

Sehen Sie Vorteile bei der Zusammenarbeit von komuna.RIS und CIP-Archiv?
Natürlich, da z. B. projektbezogene Rechnungen dem dafür vorgesehenen Vorgang zugeordnet werden können, was immer eine vollständige elektronische Akte bedeutet.

So eine Umstellung bringt organisatorische Veränderungen mit sich. Wie lief die Umstellung ab und wie war die Akzeptanz in der Verwaltung?
Die organisatorischen Änderungen waren überschaubar. Vorab haben wir uns zusammen mit Ingrid Zirngibl und Robert Wiesheu aus dem Team komuna.RIS bei einem Organisationsgespräch unterhalten. Wir haben wichtige Informationen erhalten und wurden bei der Umsetzung kompetent unterstützt. Die Schulungsabläufe wurden auf unsere individuellen Bedürfnisse angepasst, so dass die Akzeptanz der Mitarbeiter auch sehr groß war. Es wurden zwei Duplex-Scanner für die Poststelle und die Kasse beschafft. Mit einem werden die Belege und mit dem anderen die Eingangspost gescannt.

Sicher haben Sie sich auch andere Systeme auf dem Markt angesehen. Warum fiel die Wahl auf das komuna System? War die Betreuung durch komuna ein mit entscheidendes Argument?
Wir haben uns natürlich Systeme von Mitbewerbern vorstellen lassen. Zwei Gründe haben den Ausschlag für komuna.RIS gegeben. Das war zum einen der modulare Aufbau und das Zusammenspiel der Komponenten Sitzungsdienst, Dokumentenmanagement und CIP-Archiv. Obwohl es sich um verschiedene Module handelt, ist die Benutzeroberfläche immer gleich. Der andere Punkt waren die positiven Erfahrungswerte aus der langjährigen Betreuung durch komuna für die Programme MESO und CIP-KD. Die Hotline ist immer erreichbar und man hat sofort einen kompetenten Ansprechpartner am anderen Ende der Leitung. Die Updates funktionieren reibungslos. Dies hat sich mit komuna.RIS fortgesetzt.

Gerade bei der Einführung von Dokumentenmanagement und Sitzungsdienst müssen die individuellen Gegebenheiten in der jeweiligen Verwaltung berücksichtigt werden. Wie beurteilen Sie das erstellte Schulungskonzept und den organisatorischen Ablauf bei der Einführung?
Die Anforderungen an den Sitzungsdienst sind bei einer Verwaltungsgemeinschaft entsprechend höher, da mehrere Mandanten mit den verschiedenen Gremien verwaltet werden müssen. Auch die Rechtestruktur ist aufwendiger. Dies wurde von den komuna-Mitarbeitern bei der Einführung und Schulung gut vorbereitet und umgesetzt.

Was erwarten Sie sich für die Zukunft von komuna.RIS?
In erster Linie erwarten wir noch mehr Zeitersparnis durch eine effizientere Dokumentenverwaltung, wenn die Umstellung komplett abgeschlossen ist. Endziel ist ein weitgehend papierloses Büro, in dem Transparenz herrscht.


Bürgermeister Peter Ditsch, Bernd Zeisberger und Ingrid Zirngibl im Gespräch zu den Praxiserfahrungen mit komuna.RIS.